Welke personen hebben nu eigenlijk toegang tot de gebouwen van organisatie X?
Als organisatie is het van belang om stil te staan bij de grootste/ergste schade die zou kunnen gebeuren. Wanneer een organisatie namelijk stilstaat bij deze grootste/ergste schade, is de kleinere/minder erge schade bijvangst.
Om de fysieke toegangscontrole van een gebouw goed te organiseren is menselijke tussenkomt onontkoombaar. Tegelijk speelt ook inzet van moderne techniek een belangrijke rol. Wat komt daarbij kijken?
Bij het organiseren van optimale fysieke toegangscontrole komt heel wat kijken. Niet alleen de techniek moet soepel functioneren, ook de factor ‘mens’ speelt op verschillende momenten in het proces een belangrijke rol.
Definitie toegangscontrole
Toegangscontrole is het proces van controleren welk individu wel of geen toegang heeft tot een bepaald gebouw of zone om vervolgens de toegang te verlenen of te weigeren.
Drie zones
Een gebouw kan verdeeld zijn in verschillende zones.
Vaak worden drie zones gehanteerd: een voor het publiek toegankelijke zone, een voor de medewerkers toegankelijke zone en als laatste een zone die voor maar enkele, extra geautoriseerde medewerkers toegankelijk is.
De registratie
Het begint bij een nieuwe medewerker die in dienst treedt van de organisatie. Registratie en invoer van de medewerkersgegevens leidt tot een personeelsnummer in het gekozen CMS (cardmanagementsysteem) met daaraan gekoppeld onder andere de NAW-gegevens en een datum begin en eind van de geldigheidsduur van de toegangsbadge (of einde contract).
Uitgifte toegangsbadge
Zodra de pas gereed is, kan de medewerker deze ophalen, waarbij identificatie aan de hand van een geldig ID-bewijs vereist is. Hierbij is een belangrijke rol weggelegd voor degene die de nieuwe toegangspassen uitdeelt bij de verificatieproces. Nadat er is vastgesteld dat de medewerker is wie hij zegt dat hij is, wordt de toegangspas uitgegeven en heeft de persoon toegang tot het pand.
Omgang met toegangsbadge
Een tweede punt waarbij de menselijke kant van toegangscontrole een belangrijke rol speelt, is dat de medewerker zorgvuldig omgaat met zijn toegangspas, zeg maar de ‘sleutel’ van een huis. De pas dient niet zo maar uitgeleend te worden aan anderen en bij vermissing of diefstal dient hij dit zo snel mogelijk door te geven aan het daarvoor aangestelde meldpunt, zodat de toegangspas direct inactief gemaakt kan worden.
Het vertrouwen in een toegangssysteem kan dus alleen tot stand komen en geborgd worden wanneer iedere deelnemer zich aan de afspraken houdt zoals die in gemeenschappelijkheid zijn gemaakt en vastgelegd in een beleidsdocument (denk aan tailgating of onbekende personen toegang verlenen). Het is raadzaam om bij de uitgifte van de pas aan de nieuwe medewerker de regels omtrent het gebruik van de pas uitleg te geven. Dit vergroot meteen de algehele security awareness onder de medewerkers.
Uit dienst
Niet alleen nieuwe medewerkers worden toegevoegd aan het CMS, ook huidige en uit dienst tredende medewerkers worden up to date gehouden in het systeem. Wanneer een medewerker per direct wordt ontslagen of wanneer zijn contract afloopt, wordt in het systeem de pas ongeldig gemaakt.
Als een medewerker op zijn laatste werkdag het pand verlaat, dient hij zijn toegangspas in te leveren bij de afdeling die de CMS beheert. Een controlecheck voor het inleveren van de pas kan bijvoorbeeld gekozen worden om het tourniquetpoortje te laten weigeren, waardoor de beveiliging/receptiemedewerker handmatig het toegangspoortje moet openen en vervolgens gelijk de pas inneemt.
